Formalizacja przybiera formę procedur, które mają za zadanie uporządkować bieg różnego rodzaju spraw: myślę, że procedury są przyjmowane w pozytywny sposób, dlatego, że porządkują – kierownik ds. zaopatrzenia. Są potrzebne, ponieważ nie można funkcjonować nie wiedząc, jak działają poszczególne komórki, nie wiedząc kto za co odpowiada. Formalizacja -jeśli nie usztywnia bądź uniemożliwia działania – jest niezbędna. Poza tym wprowadzane rozwiązania muszą być funkcjonalne i – jak mówi jeden z respondentów – musi być świadomość tego, że jeżeli stworzyliśmy jakiś system ma on naprawdę funkcjonować, bo jeżeli gdziekolwiek się zatnie to nie jest to klęska tego systemu, ale kierownictwa firmy.
Certyfikacja ISO narzuca automatycznie pewne określone procedury działania, których nie da się ominąć. Dotyczy ona obszarów produkcji, kontroli jakości, zaopatrzenia. Również opracowywanie budżetu stanowi pewną rutynową czynność, bez której firma nie byłaby w stanie działać. Działy finansowy i sprzedaży z racji swojego charakteru i konieczności prowadzenia niezliczonej ilości rozliczeń posiadają własne regulacje. Od niedawna istnieje także wspo mniana już komórka controlingu, której główne zadanie polega na wspieraniu pozostałych działów w procesie określania kosztów.
Wzrost organizacji przyczynił się do rozbudowania sfery związanej z funkcją zarządczą. Raz na dwa tygodnie odbywają się spotkania zarządu wraz z udziałem dyrektorów pionów. Wszystkie rzeczy, które wymagają przedyskutowania, są tam właśnie przedstawiane. Spotkania te mają służyć przepływowi informacji oraz informowaniu zarządu o wszystkich ważnych wydarzeniach w firmie.
Obszar swobody organizacyjnej dotyczy możliwości podejmowania odpowiednich decyzji oraz sposobu organizacji pracy danego działu. Nikt nikomu nie mówi, jak ma rozwiązać konkretny problem albo zadanie. Sposób osiągnięcia wyniku to kwestia pozostawiona w gestii osoby kierującej działem, nie ma w tym zakresie sztywnych reguł, a każdy ma swój model kierowania i tu nikt nie ingeruje, że ma być tak, a nie inaczej. Jeżeli to możliwe, to decyzje są podejmowane kolegialnie na zasadzie dyskusji. Zaufanie stanowi pewnego rodzaju element minimalizujący ryzyko popełniania błędów. Minimalizacji ryzyka służą też bardziej formalne systemy typu controlling czy też zintegrowany system informatyczny. Cała sztuka polega na dostrzeżeniu ewentualnego błędu i umiejętności naprawienia go.
Leave a reply